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連載
2023.02.01

SOMPOケアフーズ 商品開発部の定期便💌 #9

SOMPOケアフーズ 商品開発部のお仕事編 #9 ~8万食の食事を支える縁の下の力持ち~

この連載ではSOMPOケアフーズ 商品開発部のお仕事内容をはじめ、その舞台裏、『食に込めた想い』を商品開発部所属の松田と香川がご紹介していきます。

 

今回は、1日8万食の食事を支える縁の下の力持ち!

『SOMPOケア そんぽの家・そんぽの家S・デイサービス』ブランドの受発注・商品管理担当者のお仕事をご紹介します!

 

【前回の記事💌】

SOMPOケアフーズ 商品開発部のお仕事編 #8
~謎に包まれた物流のお仕事の裏側とは?!~は ⇒コチラから

 

受発注・商品管理の仕事とは? 

SOMPOケアフーズの受発注・商品管理担当者は、品川本社と岡山オフィスの2拠点で、ホームなど現場からの受注とメーカーへの発注、また、受発注に関するシステムの運用・改修、食事についての問い合わせや困りごとへの対応、その他、感染症発生時の食事手配などさまざまな業務を担当しています。

 

食事の受発注にかかわるシステム登録とメーカーへの発注

各ホームが「給食受発注システム」または「個人給食請求管理システム」に入力した食数データを、商品開発部の担当者が「商品発注システム」に取り込み、その日の献立に必要な商品アイテム、使用量の確定データを作成します。

このデータをアイテム別に各メーカーに発注すると共に、各ホームへ配送してくださる物流センターへの「仕分け指示書」「納品書」をあわせて作成し、データを物流センターに送っています。

使用数量を確保するため、提供する1か月前には、献立からおおよその使用数量をメーカーに伝えています。

各ホームの受注が完了する提供3日前には数量が本確定となり、正式な使用数量として、メーカーから物流センターへ実際に商品が送り込まれます。

 

提供3日前のホーム発注の締切り後に、商品開発部の受発注・商品管理担当者にとっては、最も過酷な業務が待ち構えています。

各ホームからの受注締切り時間が12時。

そしてわずか1時間後の13時には、約380施設8万食の全てのデータ・資料をまとめ、メーカー、物流センターに送る必要があります!

正確な作業を求められる上に、まさに1分1秒を争う業務です!

 

こうして毎日データをメーカーに送ることで、ホームの厨房へ必要な商品が必要分だけ届けられているのです。

 

ご利用者さまお一人おひとりの食事情報の管理

当社で使用するシステムには食数だけでなく、ご利用者さまのアレルギーや好き嫌いによる禁止食や、食べやすい食事形態についての情報も登録されています。

受発注・商品管理担当者が、お名前や居室番号、前述した情報が登録された食事調査票の内容、医師の診断書などを確認し、個別で登録をおこなっています。

受発注・商品管理担当者は、ご利用者さまにお食事を提供するためのシステム部分を一手に担っている部署なんです。

 

岡山オフィスは365日、窓口として稼働しています

SOMPOケアフーズの岡山オフィス(岡山県岡山市)では、主に『SOMPOケア そんぽの家・そんぽの家S・デイサービス』ブランドのホームや、グループ外施設から発注を受け、メーカーへの供給依頼をおこなっています。

この受発注業務を円滑に行うために、担当者は納期や数量などを入念に確認し、ミスのないように作業を進めなければなりません。商品開発部の中でも、最も重要な業務の一つです。

 

岡山オフィス。 4階建てのビルにはSOMPOケアとセットアップ、SOMPOケアフーズの職員が勤務しています。 

 

また、岡山オフィスはホームからの問い合わせ全般の窓口にもなっており、納品や商品などに関するさまざまな問い合わせがあります。

ご利用者さまの毎日の生活を支援する現場をサポートするため、岡山オフィスの問い合わせ窓口は365日稼働しています!

 

より丁寧な対応を目指した取組み

岡山オフィスでは毎月およそ600件、SOMPOケアのご利用者さまやホームからお問い合わせをいただきます。

ご利用者さまからはお食事代のお支払いや契約内容に関する内容、ホームからは商品に対する内容(欠品や破損、配送の遅延・・・)や、ご利用者さま情報のシステム登録内容なども。

更に商品開発部の担当業務に留まらず、他部署へのお問い合わせの電話も舞い込みます。

そうした問い合わせに全員が安定した回答ができるよう、対応品質を上げる取組みをおこなっています。

 

【取り組み内容】

取り扱い商品の把握

『SOMPOケア そんぽの家・そんぽの家S・デイサービス』ブランドで取り扱うアイテム数はおよそ3000個にも上ります。

毎月、新しい商品が導入され、新商品についての問い合わせも多数いただくことがあるため、迅速に正確な情報をお答えできるように岡山オフィスでも実際の商品を取り寄せて、全員が商品の実物を確認し、商品の規格や形態、形状などをすべて記録し、把握しています。

 

部署を超えた共有

岡山オフィスに問い合わせいただいた内容は、社内のデータベースにすべて登録され、商品開発部内だけでなく、品質管理部など別部署へもモバイル端末を通じてリアルタイムで共有されます。

それにより、商品の欠陥など全ホームに対して対応が必要なケースなどには迅速に対応することができ、専門知識を持った担当者へもスムーズに問い合わせをつなぐことができます。

 

社内の円滑な業務を支援する仕事

ご利用者さまや社員の方は、困りごとがあって岡山オフィスへご連絡いただくことがほとんどです。

問い合わせを受けて速やかに対応することができれば、問い合わせされた方は安心され、社員であればそのお仕事は滞ることなく進みます。

問い合わせ対応は、自社業務の円滑な進行を左右する重要なお仕事だと、担当者の皆さまは責任感を持って取り組まれていました!

 

岡山オフィス2階にあるSOMPOケアフーズの業務スペース。
この日は年始のため普段に比べると出勤者は少なめでした。

こんな業務もサポートしています!

 

感染症発生時の食事手配

ホーム等で感染症が発生した際は、蔓延防止のため、食堂ではなく居室でお食事を提供することがあります。

その際には、お食事も感染症予防のため使い捨てのお弁当容器で提供しますが、麺類や汁物メインのお食事は麺の伸びや汁漏れの恐れがあり、お刺身などの生ものは衛生面での観点などから、お弁当容器での提供に適さない献立もあります。

そのため、通常献立とは別にお弁当容器に入れられて安全においしく召し上がっていただけるメニューを用意しています。

そして感染症が発生した場合には、あらかじめ用意していたそちらの献立に差し替え、必要な食材を別途送り込んでいます。

 

 

ご利用者さまへ『おいしいお食事』をお届けするため、

商品開発部は奮闘中。

次回もお楽しみに!

 

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よろしくお願いします( ^^ )

 

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ABOUT USこの記事を書いた人

SCF商品開発部
SOMPOケアフーズ商品開発部です。 「おいしさを追求する」舞台裏を皆さまにお届けします!