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トピックス
2022.09.07

人気ダウンロードなるか!?「ご家族さまへの手紙報告」フォーマット!

2022年5月中旬、SOMPOケアGH神戸伊川谷の甲斐ホーム長から、広報部宛てに社内メールが届きました。

 


ご担当者さま

突然のご相談すみません。
ご相談のメッセージをさせていただきました。

当ホームでは毎月、ご入居者さまのご家族さまへお手紙を送付しています。

ご入居者さまの写真を添付し、スタッフが手書きかパソコン入力で日々の様子を記載して、他の書類(領収証など)と一緒に毎月送付しているものです。

「お変わりありません」という言葉が多く、全体的にぼやっとした内容になってしまい、また、長年同じフォーマットを使用していることもあり、刷新したいと考えています。

体重や食事量の記入、入浴回数などを数字でお伝えできれば、ホームでの生活もよりイメージしやすいと考えています。

また、ご入居者さまに関する報告欄も、単に広くスペースを取るのではなく、スタッフが伝えたいことを簡潔に書けるようになると良いのではないかと考えています。

・見やすく
・わかりやすく
・ホームでの様子がイメージできて、おしゃれな

手紙のフォーマットができないかと。
試作したデータを添付いたします。

せっかく、毎月作成しお渡しするものなので、ご入居者さま、ご家族さま、スタッフのためにも、より良いものになればと思います。

なにとぞ、ご協力をお願いいたします。

(メールの内容を引用)


 

〈添付1〉GH神戸伊川谷で過去に使用していたフォーマット例

〈添付2〉ホーム長の試作フォーマット

 

甲斐ホーム長の依頼内容を確認すると、グループホームだけではなく他の業態・ブランドにも横展開して利用できるツールになりそうだったので、広報部で制作することになりました。

 

甲斐ホーム長の熱意ある依頼ですぐにイメージが湧き、デザイン制作に取り掛かることができました。制作したデータを確認してもらったところ、パワーポイントが不慣れなスタッフにも使えるように、手書きでも対応できるものがあると嬉しいということで、手書き用のフォーマットも追加しました。

 

完成したフォーマット「ご家族さまへの手紙報告」
ぽっけとオータスくんの12ヶ月のイラスト付きなので、季節感を演出できます。

 

GH神戸伊川谷の皆さんに、「ご家族さまへの手紙報告」を利用した感想を伺いました。

【制作したスタッフ】

・見やすいフォーマットになったのでご家族さまも喜んでくれると思う

・かわいい!

・季節ごとのイラストがあるので大変助かる

・パソコンに慣れているスタッフは良いが、そうでないスタッフは作成が少し大変

 

【手紙を受け取ったご家族さま】

・かわいくなって良い

・体重や食事のことなど、今までわからなかったので参考になる

・見やすくなった

・写真で元気な様子が伝わる

 

もし、ご家族さまへの近況報告の手紙がワンパターンになっていたり、業務が忙しく制作する時間がなかったりする時に、ぜひご活用ください。

※ガルーンのファイル管理に格納してあります。

■ファイル管理>ミドル>広報部>09_営業ツールフォーマット>その他>「ご家族さまへの手紙報告」
http://gr2.amille.local/scripts/cbgrn/grn.exe/cabinet/index.csp?hid=4691

※SOMPOケアのガルーンからのみアクセス可能です。

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ABOUT USこの記事を書いた人

砂坂 奈央子
週4パート勤務。
Illustrator、Photoshopが得意。
家の断捨離頑張り中。子どもたち思春期反抗中。